Quá trình kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt công việc, biện pháp, kế hoạch, khái niệm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong công ty để bảo đảm tổ chức đó hoạt động đạt kết quả tốt, đạt được kết quả trước mắt đặt ra một cách hợp lý. Vậy tạo ra công thức này bằng cách nào? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây!
1. Kiểm soátnội bộ là gì?
Kiểm soátnội bộ làbộ máynhững quy tắc và cáccông thứcnắm bắtnhằmrà soáttính an toàn và chính xác của nhữngthông tin vềtài chính. Có thể nói,nắm bắtnội bộ rấtquan trọng, vì ngoàikiểm soátnó còn giúpcải thiệnvànâng cao hiệu quảhoạt độngcủadoanh nghiệp.
Đang xem: Kiểm soát nội bộ là gì
Có hệ thống kiểm soát nội bộ công ty sẽ công việc hiệu quả hơn
Ngoài ra,nắm bắtnội bộ còn có thể hạn chế sự gian lận của cácngười làm côngquản lý tài chínhtrong tổ chức,công tykháhiệu quả
Các loạikiểm soátnội bộ:
Kiểm soátphòng ngừa: Là thủ tụckiểm soátđược thiết kế nhằm ngăn ngừa những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm,được làmtrước khi nghiệp vụxuất hiện.Kiểm soátphát hiện: Là thủ tụckiểm soátđược thiết kế nhằm phát hiện những sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm, thực hiện sau khi nghiệp vụxảy raKiểm soátbổ sung: Là việc thiết kế các thủ tụcnắm bắtcùng song song tồn tại để phục vụ mộtmục tiêukiểm soát.Nắm bắtbù đắp: Là việc bù đắp sự yếu kém của thủ tụcnắm bắtnày bằng nhiều thủ tụcnắm bắtkhác.Nắm bắtchung vànắm bắtcụ thể: Lànắm bắtnhiều nghiệp vụkhác nhauhoặcliên quanđến một hoặcmột vài ngườinghiệp vụrõ ràng
2. Ích lợi của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Mộthệ thốngnắm bắtnội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại cáclợi íchsau cho công ty:
Đảm bảotính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối vớidoanh nghiệpdo bên thứ ba hoặcnhân viêncủađơn vịgây ra;Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ýcủa nhân viênmà có thể gây tổn hại cho công ty;Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách vàquy trìnhkinh doanhcủa công ty; vàNgăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro khôngthiết yếudo quản lý rủi ro chưađầy đủ.
Bình thường, khicông typhát triểnlên thìlợi íchcủa mộthệ thốngkiểm soátnội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủđơn vịsẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát vànắm bắtcác rủi ro này nếu chỉdựa vàokinh nghiệm giám sát trực tiếpcủa chính mình.
Đối với những đơn vị mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống nắm bắt nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một bộ máy kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một bộ máy quản trị đơn vị vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với đơn vị có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
Quá trình kiểm soát nội bộ
3. Những yếu tố ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc thực hiện thành công cácbiện phápkiểm soátnội bộ đòi hỏimột vài ngườinguyên tắc chung:
Một không gianvăn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực,thành quảđạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;Quy trìnhcông việcvàquy trìnhnắm bắtnội bộ đượcxác địnhrõ ràngbằng văn bản và được truyền đạtrộng rãitrong nội bộ công ty;Cáchoạt độngrủi ro được phân táchbài bảngiữa nhữngngười làm côngkhác nhau;Tất cảcác giao dịch phảiđược thực hiệnvới sự uỷ quyền thích hợp;Mỗi cá thểđều phải tuân thủbộ máynắm bắtnội bộ;Trách nhiệmkiểm travà giám sát được phân tách rõ ràng;Định kỳ tiến hành cácbiện phápkiểm trađộc lập;Mọi giao dịchquan trọngphải được ghi lại dưới dạng văn bản;Định kỳ phảirà soátvànâng cao hiệu quảcủa cáccách thức làmnắm bắtnội bộ.
4. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
Một sốdoanh nghiệpchọn có một “kiểm toán nội bộ”gánh chịu hậu quảđảm bảohệ thốngnắm bắtnội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì cácbiện phápkiểm soátnội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thườngcó nhiệm vụkiểm tra:
Việc tuân thủ cácquy trìnhvà chính sách, vốn là một phần củahệ thốngkiểm soátnội bộ của công ty;Việc tuân thủ các chính sách vàcông thứckế toáncũng nhưviệcnhận xéttính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; vàĐề racác rủi ro,các khó khănvà nguồn gốc của việc kémhiệu quảvàxây dựng kế hoạchgiảm thiểu những điều này.Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộthực hiện công việchiệu quả,bộ máynắm bắtnội bộ củađơn vịsẽ liên tục đượcrà soátvàcải thiện.
Theo Luậtđơn vịViệt Nam,đơn vịtrách nhiệm hữu hạn vàđơn vịcổ phần có trên 11 cổ đông phải có Bannắm bắt. Mặc dùvai tròvà quyền hạn của Bannắm bắttheo Luậtdoanh nghiệpkhôngrõ ràngở một mức nào đó, nhưngcó cơ hộiBannắm bắtđóngnhiệm vụcủa kiểm toán nội bộ như miêu tả trên.
5. Quá trình kiểm soát nội bộ
Các bước xây dựng công thức kiểm soát nội bộ
Để có mộtbộ máykiểm soátnội bộ hoàn hảo,trước tiêncon ngườiphải đặt rasơ đồtạo ra. Việcxây dựngcông thứcnắm bắtsẽ giúpcông tyđi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiệnbộ máy. Dướiđây chính làchi tiết các bướcxây dựngbộ máykiểm soátnội bộ:
1. Xác địnhhướng đi và những rủi ro có thể gặp phải
Điều đầu tiênđểxây dựngquy trìnhnắm bắtnội bộ củacông tychính là việcxác địnhhướng đi tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hìnhrõ ràngcủacông tymàbộ máynắm bắtnội bộ sẽkhông giống nhau.
Vạch rakế hoạchtổ chức quản lýthích hợpnhất vớicông ty. Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trongdoanh nghiệp. Bộ máynội quy nàybất cứai trong đó đều phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Đề rachính sáchquản trị con người, chính sáchtăng trưởngcông tyvà sản phẩm dịch vụ củacông ty.
Xác địnhnhững rủi ro có thể tới vớicông tytrongbộ máykiểm soátnội bộ này. Những rủi ro thườnghay gặpphải nhất chính là rủi rovề tài chính. Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro vềcông việctổ chức. Những rủi ro này đều để lại hậu quả rất lớn chođơn vị.
2. Mô hình hóa vàđo đạt
Sau khi đã định hướng được việctạo racông thứcnắm bắtnội bộ bạn phảivạch ramô hìnhcụ thểnhất vềhệ thống. Sau đóđưa ranhữngđo đạtvềhệ thốngcủa mình gồm có những gì. Để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì để thực hiện tốthệ thống.
3. Đối chiếu quy tắc quản lý
Khi đãnói racác quy định trongcông thứcnắm bắtnội bộ chocông ty. Bạn nên đối chiếu so sánh xem nó cóphù hợpvới quy tắc quản lý củacông tykhông. Nếu khôngthích hợphoặc trái với quy tắcđơn vịthì cần loại bỏ những quy định đó.
Hợp môi trườngkiểm soátlà điều rấttrọng yếu. Bạn không thể cóhệ thốnghoàn hảo nếu nó khôngphù hợpvới môi trườngthực hiện công việc. Khixây dựngcó quy trìnhcần xem xét lại thật kỹ điều này.
4. Khởi tạocông thức, hướng dẫn thực hiện – truyền thông
Sau khi đã hoàn tất phong phú những bước trên phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện. Để các người làm công, phòng ban thực hiện đúng theo bộ máy thì luôn phải có hướng dẫn rõ ràng từng việc làm.
Quá trình kiểm soát nội bộ
Không đểbất cứai không rõ vềsơ đồnắm bắtnội bộ. Một lỗ hổng tại một người sẽ dẫn đếnhệ thốngcủatạo dựngcông thứcnắm bắtnội bộ không thể hoàn chỉnh.
5. Thử nghiệmkế hoạchvànhận xét
Trước khi làmtất cảđiều gì cũngnên cóbước thử nghiệm. Việctạo racông thứcnắm bắtnội bộcũng vậy. Để khôngxảy rasai lầm lớn gây rủi ro nhiều chocông ty.
Xem thêm: Tản Văn Tiếng Anh Là Gì – Tản Văn Trong Tiếng Anh Là Gì
Hãy thử nghiệmkiểm soátở mộtphòng bannhỏ trongđơn vị. Rồi sau đónhận xétnhững mặt lợi hại, điều chỉnhphù hợpvới quy môđơn vịlớn
Tổng kết
Trên đây là quá trình kiểm soát nội bộ của công ty. Để công ty tăng trưởng thật tự tin hãy áp dụng mô hình hệ thống này. Bởi vào thời điểm hiện tại, việc kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích đạt kết quả tốt hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết.