Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) được định nghĩa là mô hình quản lý tập trung vào khách hàng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu hay thậm chí vượt ra khỏi kỳ vọng của khách hàng. Tất cả các loại hình doanh nghiệp đều có thể nhận được lợi ích từ phương thức Quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Vậy TQM là gì?
Quản lý chất lượng toàn diện – TQM là gì?
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là gì? Nó là quá trình liên tục phát hiện và giảm hoặc loại bỏ các lỗi trong sản xuất, tinh giản quá trình quản lý chuỗi cung ứng, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp luôn luôn được đào tạo thường xuyên.
Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp Quản lý chất lượng toàn diện để quản lý nhằm nỗ lực cải thiện cách thức thực hiện công việc. Điều này được thực hiện bằng cách tạo ra một tích hợp hệ thống quản trị thống nhất, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và hoàn toàn tập trung vào khách hàng. Toàn bộ quá trình quản lý chất lượng được thực hiện nhằm mục đích giữ tất cả các bên liên quan đến quá trình sản xuất chịu trách nhiệm về chất lượng chung của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.
Đang xem: Total quality management là gì
Các lợi ích từ phương pháp TQM là gì?
Gia tăng sự hài lòng và tín nhiệm của khách hàng;Tiết kiệm chi phí;Tăng năng suất làm việc của nhân viên;Tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp;Cải thiện các quy trình sẵn có trong doanh nghiệp;;Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên;Xây dựng môi trường làm việc tích cực;
Các doanh nghiệp sử dụng TQM quản lý “cơ ngơi” của mình bằng cách tập trung vào những mong muốn của khách hàng, các quy trình cải tiến liên tục, đưa ra các quyết định dựa vào các số liệu thu được hoặc từ kinh nghiệm các các nhân viên. Cách tiếp cận này không thể giúp làm cho doanh nghiệp của bạn khác biệt với đối thủ cạnh tranh.
Những đặc điểm cơ bản của TQM là gì?
Lấy khách hàng làm trọng tâm
Khách hàng đóng vai trò trung tâm và quyết định trong phương thức này. Các ý kiến của khách hàng sẽ được tập trung lắng nghe và các cách thức tiếp cận của TQM cũng hướng đến mục tiêu giải quyết các ý kiến đó. Mức độ hài lòng của khách hàng sẽ là thước đo sự thành công của quá trình cải tiến.
Ví dụ, các tổ chức xin ý kiến phản hồi từ khách hàng về sản phẩm và dịch vụ. Họ sẽ sử dụng những gì đúc kết được từ phản hồi đó để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ đưa ra thị trường.
Toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến
Nhân viên trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc quản lý bằng TQM. Họ chính là người trực tiếp làm việc, cống hiến cho sự phát triển chung của doanh nghiệp nhưng cũng là người chịu ảnh hưởng từ những cách thức quản lý trong doanh nghiệp. Họ là người nhận ra rõ ràng nhất những điều bất ổn trong công việc của mình trong thời gian ngắn nhất. Dựa vào họ, doanh nghiệp sẽ có những thay đổi kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Chẳng hạn, trong ngành dịch vụ, nhân viên là những người tương tác trực tiếp với khách hàng và nhận được những phản hồi từ họ trong thời gian thực tế. Việc đưa nhân viên tham gia vào quá trình trên sẽ giúp doanh nghiệp xác định các khu vực cần cải thiện một cách chính xác.
Định hướng quy trình
Mọi việc đều cần có một quá trình rõ ràng để thực hiện, triển khai, hành động. Cho dù công việc đó có là việc tuyển dụng hay làm một chiếc bánh, chúng cũng đều cần có một quy trình định hướng.
Các doanh nghiệp có TQM sẽ nghiên cứu các bước trong một quá trình, tinh chỉnh những bước đi đó và nghiên cứu để loại bỏ những bước không cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhìn vào các quy trình được liệt kê lại rõ ràng, doanh nghiệp sẽ xác định được đâu là giai đoạn cần thiết không thể loại bỏ hay thay thế và đâu là giai đoạn cần phải loại bỏ.
Xem thêm: Xin Co Form B Là Gì – Hướng Dẫn Thủ Tục Xin C/O Form B, C/O Mẫu B Là Gì
Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, luôn luôn sẽ có nhiều phòng và bộ phận làm việc với chức năng riêng, nhưng tất cả đều có hệ thống hỗ trợ việc đưa sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng. Các tổ chức quản lý với TQM tích hợp các hệ thống nội bộ này để tạo ra một quy trình liền mạch. Chúng sẽ tạo nền văn hóa doanh nghiệp khi mọi người đều hiểu và coi trọng chất lượng và cách thức đạt được nó.
Cách tiếp cận chiến lược
Các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình TQM, sử dụng các chiến lược cụ thể giúp đạt được sứ mệnh và tầm nhìn. Các chiến lược cụ thể được phát triển, sử dụng như kim chỉ nam định hướng mọi quyết định trong doanh nghiệp và định hình được con đường cho toàn bộ nhân viên nỗ lực không ngừng.
Doanh nghiệp nên đầu tư thời gian để nghiên cứu, đưa ra tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn và sử dụng điều đó để phát triển một kế hoạch chiến lược.
Cải thiện không ngừng
Bằng cách thực hiện cải tiến các quy trình tạo ra các sản phẩm và dịch vụ một cách liên tục, doanh nghiệp có thể thúc đẩy hoạt động cải thiện chất lượng diễn ra có hiệu quả. Những nỗ lực không ngừng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng được những kỳ vọng của đối tác. Doanh nghiệp nên biến chúng thành thói quen và công việc hàng ngày của các nhân viên để việc cải thiện chất lượng có thể diễn ra ngay từ những điều đơn giản nhất.
Quyết định dựa trên dữ liệu
Dữ liệu tác động không nhỏ đến những quyết định trong doanh nghiệp về việc cải thiện chất lượng toàn diện. Giá trị của dữ liệu trong doanh nghiệp được thể hiện rõ nhất trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý. Khi cân nhắc về một vấn đề cụ thể, nếu các nhà quản lý nắm được các thông tin thì sẽ đảm bảo quyết định đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn. Tuy nhiên, dữ liệu phải được xác định đúng trọng tâm và được cập nhật liên tục, bởi các thông tin cũ và không chính xác sẽ làm sai lệch độ chính xác của các quyết định được đưa ra. Doanh nghiệp của cũng nên dành thời gian để xác định các yếu tố thành công quan trọng và tạo một quy trình để thu thập và báo cáo dữ liệu về các yếu tố đó.
Truyền thông hiệu quả
Sự kết nối và giao tiếp trong doanh nghiệp là một trong những ưu tiên trong cải thiện doanh nghiệp. Cả nhân viên và khách hàng đều được cung cấp những công cụ để duy trì sự kết nối thông tin và bảo đảm sự tương tác thường xuyên với doanh nghiệp.
Nhân viên chỉ hiểu và đồng lòng với doanh nghiệp khi họ được cung cấp thông tin đầy đủ về mục tiêu và những thay đổi cần thiết phục vụ cho mục tiêu đó. Tương tự, với khách hàng, các thông tin họ cung cấp cho doanh nghiệp, như đã được khẳng định ở trên, là cơ sở nền tảng cho việc cải thiện chất lượng. Muốn có được những thông tin quý giá đó, sự giao tiếp và tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng hay đối tác phải diễn ra thường xuyên và kịp thời. Doanh nghiệp nên tạo một chiến lược truyền thông nhất quán và liên tục để duy trì cách thức hiệu quả nhất trong việc giao tiếp với tất cả các bên liên quan.
Kết
Tính ứng dụng của Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) trong thực tế là gì đã được chứng minh khi nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công phương thức này. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cải tiến có chiều sâu, các doanh nghiệp này không chỉ áp dụng riêng TQM mà còn phối hợp với nhiều phương thức quản trị khác như 6 Sigma, Kaizen,… để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được những mục tiêu và chiến lược kinh doanh hiệu quả.