Chứng từ thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong thanh toán quốc tế. Việc lập bộ chứng từ đúng, đủ và hợp pháp sẽ giúp cho việc thực hiện các phương thức thanh toán được thuận lợi và dễ dàng hơn. Trong bài này chúng ta sẽ lần lượt xem xét chứng từ thanh toán qua các phương thức thanh toán chuyển tiền, nhờ thu và tín dụng chứng từ.
Đang xem: Chứng từ tài chính là gì
******
1. CHỨNG TỪ TRONG PHƯƠNG THỨC CHUYỂN TIỀN ****** Bao gồm lệnh chuyển tiền và bộ chứng từ hàng hóa kèm theo. + Lệnh chuyển tiền: Là mệnh lệnh của chủ tài khoản gửi cho ngân hàng phục vụ để yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình chuyển cho người thụ hưởng. Lệnh chuyển tiền do chủ tài khoản lập và ngân hàng là người thực thi. Tuy nhiên ngân hàng chỉ thực thi lệnh này khi nào người ra lệnh có tài khoản ở ngân hàng và tài khoản có đủ số dư cần thiết. + Chứng từ kèm theo: – Hợp đồng thương mại (Contract): Là bản cam kết giữa hai bên mua bán về việc thực hiện những điều khoản mà hai bên đã bàn bạc thống nhất đưa ra. Các điều khoản cam kết bao gồm: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa; chất lượng hàng hóa; thỏa thuận về giao hàng và thanh toán; mô tả bộ chứng từ hàng hóa bên bán phải gửi cho bên mua; quy định giải quyết tranh chấp (nếu có) và điều khoản chung cho cả hai bên. – Hóa đơn (Invoice): Hóa đơn thương mại do người bán lập ra, ghi rõ: tên và địa chỉ của người bán, người mua; mô tả hàng hóa; số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa; đơn giá; thành tiền và tổng giá trị hàng hóa. – Tờ khai hàng hóa xuất/nhập khẩu (Customs Declaration for Im-export Commodities): Hay còn gọi là tờ khai hải quan, đây là một văn bản để chủ hàng hóa kê khai lô hàng trước khi nhập vào hoặc xuất ra trên lãnh thổ Việt Nam. – Vận tải đơn (Bill of lading): Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp.
Xem thêm: Mẫu Dịch Thuật Hợp Đồng Góp Vốn Tiếng Anh Là Gì, Vá»N Gã³P Lã Gã¬
****** B. CHỨNG TỪ TRONG PHƯƠNG THỨC NHỜ THU ****** Có thể phân chia thành hai loại là chứng từ tài chính và chứng từ thương mại, được mô tả và ghi rõ trong chỉ thị nhờ thu. + Chỉ thị nhờ thu (Collection instruction): Là bản chỉ thị do người xuất khẩu lập sau khi giao hàng và gửi đến cho ngân hàng thu hộ để ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu theo những chỉ dẫn mà người nhập khẩu nêu ra. + Chứng từ kèm theo (Documents attached) – Chứng từ tài chính (Financial documents): Là hối phiếu (Bill of exchange) do người xuất khẩu ký phát để đòi tiền người nhập khẩu. – Chứng từ thương mại (Commercial documents) bao gồm: • Hóa đơn (Invoice): Do người bán lập nêu rõ 4 nội dung chính là mô tả hàng hóa, đơn giá, số lượng hàng hóa và tổng trị giá hàng mua bán. • Vận tải đơn (Bill of lading): Còn gọi là vận đơn, là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ hàng hóa nói chung. Vận đơn có 3 chức năng quan trọng sau: Thứ nhất, là hợp đồng giữa chủ phương tiện vận tải và nhà xuất khẩu trong đó ghi rõ rằng chủ phương tiện cam kết vận chuyển hàng hóa từ cảng giao hàng đến cảng dỡ hàng; Thứ hai, nó đóng vai trò như là biên nhận hàng hóa do chủ phương tiện phát hành; Thứ ba, nó thiết lập quyền kiểm soát và định đoạt hàng hóa của người nào nắm giữ vận tải đơn. • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Tùy theo yêu cầu của người nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ có thể do người xuất khẩu hoặc văn phòng thương mại phát hành nhằm chứng nhận nguồn gốc hàng hóa mà người xuất khẩu bán cho người nhập khẩu. Chứng nhận xuất xứ cũng rất quan trọng, vì cùng một mặt hàng giống hệt nhau nhưng có nguồn gốc khác nhau thường có giá trị rất khác nhau. • Bảng kê bao bì chi tiết (Packing list): Do người xuất khẩu lập gửi cho nhà nhập khẩu để mô tả chi tiết về bao bì, đóng gói hàng hóa.
****** C. CHỨNG TỪ TRONG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ ****** Bao gồm những chứng từ do người nhập khẩu lập, chứng từ do ngân hàng mở L/C và chứng từ do nhà xuất khẩu lập. + Chứng từ do nhà nhập khẩu lập: Nhà nhập khẩu là người khởi đầu quá trình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ sau khi hai bên ký kết hợp đồng thương mại. Ở giai đoạn này, căn cứ vào hợp đồng thương mại đã ký kết, nhà nhập khẩu sẽ lập giấy đề nghị mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Khi lập giấy đề nghị mở L/C, nhà nhập khẩu cần lưu ý xem: thứ nhất, đơn vị mình có đủ điều kiện mở L/C không. Nếu không, phải ủy thác cho đơn vị khác có đủ điều kiện mở L/C, lúc đó đơn vị nhận ủy thác sẽ lập giấy đề nghị mở L/C. Thứ hai, những điều khoản của hợp đồng thương mại có đủ cơ sở để ràng buộc người xuất khẩu nhằm bảo vệ quyền lợi của mình hay chưa. Nội dung của giấy đề nghị mở L/C bao gồm phần sẽ cấu thành nội dung của L/C và phần cam kết của đơn vị mở L/C. + Chứng từ do ngân hàng mở L/C lập: Sau khi lập xong giấy đề nghị mở L/C, đơn vị xin mở L/C sẽ gửi đến ngân hàng để ngân hàng xem xét mở L/C và thông báo cho người thụ hưởng biết. Căn cứ vào giấy đề nghị này, nếu đồng ý, ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành mở L/C và chuyển đến cho người thụ hưởng thông qua ngân hàng thông báo. + Chứng từ người xuất khẩu lập hoặc xuất trình: Để được ngân hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền, người xuất khẩu phải lập bộ chứng từ thanh toán gửi vào ngân hàng trong thời hạn hiệu lực của L/C. Chứng từ do người xuất khẩu lập ở đây bao gồm hai loại: chứng từ tài chính và chứng từ thương mại. – Chứng từ tài chính: Ở đây là hối phiếu do người xuất khẩu lập ra, lưu ý người xuất khẩu phải lập hối phiếu theo mẫu hối phiếu sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ, nghĩa là nội dung hối phiếu phải nêu rõ ngân hàng mở L/C, số hiệu và ngày tháng của L/C tham chiếu. – Chứng từ thương mại: Người xuất khẩu phải lập hoặc xuất trình chính là những chứng từ mà ngân hàng mở L/C chỉ định rõ trong nội dung L/C. Thông thường bộ chứng từ thương mại bao gồm: • Hóa đơn thương mại (Commercial invoice); Do người xuất khẩu lập để chứng minh cho ngân hàng mở L/C biết rằng hàng hóa đã giao theo trị giá phù hợp với quy định của L/C. • Vận tải đơn (Bill of lading): Do đơn vị vận chuyển hàng hóa phát hành để chứng minh rằng hàng hóa đã được chuyển giao và ai nắm giữ vận đơn sẽ có quyền định đoạt hàng hóa. • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Do Văn phòng thương mại phát hành để chứng nhận nguồn gốc hàng hóa. • Chứng nhận chất lượng/số lượng (Certificate of quality/quantity): Do cơ quan kiểm định phát hành để chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa được chuyển giao. • Bảng kê bao bì, đóng gói (Packing list): Do người xuất khẩu lập để giúp cho người người nhập khẩu dễ dàng nhận diện và kiểm soát khi nhận hàng hóa. • Chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insurance): Do công ty bảo hiểm hàng hóa phát hành khi bán bảo hiểm nhằm đảm bảo khả năng hoàn trả tiền L/C cho ngân hàng mở L/C trong trường hợp có rủi ro xảy ra.