Những kiến thức cơ bản của văn thư lưu trữ Văn thư – lưu trữ » Những kiến thức cơ bản của văn thư lưu trữ
Trong sự phát triển của các nghề nghiệp liên quan đến văn phòng, văn thư lưu trữ là một nghề không thể không nói tới. Cái nghề gắn với sắp xếp đống giấy tờ, sổ sách mà nhiều người từng cho rằng khó có tương lai này, nay đang trở thành môt trong những bộ phận quan trọng của bất cứ đơn vị tổ chức nào không riêng gì nhà nước hay doanh nghiệp.
Đang xem: Công tác lưu trữ là gì
Vậy thực sự văn thư lưu trữ là gì và tại sao nó lại trở nên quan trọng trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu!
Đầu tiên hãy đến với những khái niệm cơ bản của văn thư lưu trữ mà đôi khi vẫn còn nhầm lẫn trong các văn bản khác nhau mà bạn từng được tiếp cận.
Những khái niệm về văn thư
Văn thư nói một cách khái quát là công văn, giấy tờ, còn lưu trữ là hoạt động giữ gìn, bảo tồn. Văn thư lưu trữ là hoạt động giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và đảm bảo tính nguyên trạng, đầy đủ của nó.
kho tài liệu văn thư
Công tác văn thư là gì?
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…)
Tác dụng của công tác văn thư
Góp phần đẩy mạnh và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Nội dung công tác văn thư
Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong cơ quan:
– Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị là trách nhiệm của chuyên viên, cán bộ
– Sửa và duyệt bản thảo là chuyên viên, thủ trưởng.
– Đánh máy, in là nhân viên đánh máy.
– Trình ký văn thư
– Ký thủ trưởng
– Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định văn thư.
– Vào sổ và làm thủ tục gửi đi là văn thư.
– Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu là văn thư.
– Nhận, vào sổ công văn đến là văn thư.
– Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng.
Xem thêm: ” Turn Me On Là Gì ? Turn Me On Nghĩa Là Gì
– Chuyển giao công văn đến bàn văn thư.
– Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung của thủ trưởng.
+ Theo dõi thời gian giải quyết của văn thư
– Lập hồ sơ à tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ.
– Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của tất cả những người có hồ sơ.
Công tác lưu trữ là gì? Nội dung của công tác lưu trữ
số hóa tài liệu đang là điều lưu trữ phải có ở mỗi tổ chức
Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
Nội dung của công tác lưu trữ
Bao gồm các khâu nghiệp vụ chính như sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.
Phân loại (chỉnh lý ) tài liệu.Xác định giá trị tài liệu.Thống kê, bảo quản TL.Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng TL
Tính chất, mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ
1. Tính chất cơ mật
TL chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan… , đòi hỏi công tác VTLT phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác VTLT phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ TL.
2. Tính chất khoa học
Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Nguồn TL chủ yếu và vô tận bổ sung cho các KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác VT sẽ có ích và giữ lại được đầy đủ TL để bổ sung cho KLT.Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, XĐGTTL và phục vụ khai thác.Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ.Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư.
chứng chỉ nghiệp vụ văn thư lưu trú
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau.