Sức mạnh của con người chính là ở tính tổ chức. Xét đến cùng, con người chỉ có thể tự khẳng định mình trong tổ chức (hoạt động trong tổ chức và thông qua tổ chức). Vì vậy, tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội của con người. Có quan niệm cho rằng: tổ chức vừa là môi trường, vừa là động lực kích thích con người phát triển và hoàn thiện mình. Với ý nghĩa đó, “tổ chức” với tính cách là đối tượng nghiên cứu của khoa học luôn là đề tài hấp dẫn trong nghiên cứu khoa học với nhiều quan niệm, nhiều góc độ khác nhau.
Đang xem: Công tác tổ chức là gì
 |
Xuất phát từ thuật ngữ Hy Lạp: “Organon”, khái niệm tổ chức được hiểu là công cụ, dụng cụ giúp con người thực hiện một công việc, một hoạt động nào đó để đạt hiệu quả. Trong từ điển tiếng Việt, tổ chức được hiểu với các nghĩa: “Làm cho thành một chỉnh thể, một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; 1) làm cho thành có trật tự, có nền nếp; 2) là những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất; 3) làm công tác tổ chức của cơ quan và công tác cán bộ; tổ chức cán bộ; 4) tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung; 5) tổ chức chính trị – xã hội có kỷ luật chặt chẽ, trong quan hệ với các thành viên của nó; 6) mô (tế bào)”(1).
Từ những căn cứ trên, khái niệm tổ chức hiểu trên các lĩnh vực tổ chức (công tác tổ chức/ hoạt động tổ chức) được cụ thể hoá theo các khía cạnh:
Thứ nhất, công tác tổ chức là quá trình tổ chức, sắp xếp các hoạt động theo một trật tự nhất định để thực hiện hiệu quả một công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra. Ví dụ: tổ chức một hội nghị với một chương trình nghị sự nhằm quán triệt và thống nhất phương pháp để thực hiện hiệu quả mục tiêu đã được xác định…
Thứ hai, công tác tổ chức với nghĩa là một bộ phận/một cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp cho các cấp lãnh đạo, quản lý trong hệ thống chính trị và bộ máy nhà nước. Ví dụ: Ban Tổ chức, Bộ Nội vụ, Vụ Tổ chức, Phòng Tổ chức….
Thứ ba, công tác tổ chức là một tập hợp tạo thành một đơn vị, cơ quan, một hệ thống (tổ chức bộ máy) với những chức năng và nhiệm vụ nhất định nhằm thực hiện và đạt được mục tiêu chung đã được xác định. Đó là một tập hợp người tương thích với một lĩnh vực nhất định trong hệ thống lãnh đạo, quản lý. Là chức năng – nhờ đó, công tác lãnh đạo, quản lý duy trì sự ổn định, phát triển của một “cơ quan hành chính”, với một tập hợp bao gồm các thành viên có sự thống nhất cao trong việc thực hiện các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu đã được xác định. Trong cách tiếp cận này, công tác tổ chức là sự hình thành “bộ máy hành chính – có tính nhà nước”, một chỉnh thể có sức mạnh thông qua sự tác động của nhiều người.
Tiến trình kiện toàn tổ chức, hoàn thiện bộ máy hành chính các cấp có tính chuyên nghiệp cao là một nội dung quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính theo định hướng xã hội chủ nghĩa nhằm thực hiện mục tiêu xây dựng xã hội: “Dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh” của Đảng và Nhà nước ta. Bài viết này tiếp cận công tác tổ chức như một quá trình hình thành một đơn vị/một tổ chức có tính hành chính, sự nghiệp…; đó là vấn đề nổi cộm trong thực tiễn công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy và nhân sự hiện nay, đang được dư luận xã hội quan tâm với mong muốn hướng đến một khoa học tổ chức.
Để hình thành một đơn vị, một cơ quan với tính cách một tổ chức, khoa học tổ chức chỉ ra năm yếu tố cơ bản: 1) xác định và xây dựng mục tiêu tổ chức; 2) con người (cơ cấu tổ chức và nhân lực/nhân sự); 3) thiết lập phương thức hoạt động trong tổ chức; 4) xác định thời gian hoạt động của tổ chức; 5) trang bị phương tiện hoạt động cho tổ chức. Năm yếu tố này tham gia vào quá trình hình thành một tổ chức bộ máy với tính chất và mức độ quan trọng khác nhau của mỗi yếu tố. Giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ, không tách rời nhau, trong đó được bắt đầu từ xác định mục tiêu và xây dựng mục tiêu tổ chức.
1.Xác định và xây dựng mục tiêu tổ chức
Trong năm yếu tố tạo thành tổ chức, việc xác định và xây dựng mục tiêu tổ chức có ý nghĩa quan trọng hàng đầu. Xác định và xây dựng mục tiêu tổ chức được quan niệm như một “hằng số” bao trùm, chi phối các yếu tố khác trong quá trình hình thành tổ chức. Nó được xác định trước hết để trả lời câu hỏi: thành lập tổ chức này để làm gì? Nó có ý nghĩa gì trong thực tiễn? Mục tiêu đạt được của nó mang lại lợi ích gì cho tổ chức và xã hội? Do vậy, xác định và xây dựng mục tiêu không chỉ có ý nghĩa chiến lược dài hạn mà có tính thiết thực cho một tổ chức được ra đời. Xác định mục tiêu là quá trình hình dung được đích phải đến của nhà tổ chức. Đây là vấn đề hình thành ý tưởng, phân tích ý tưởng, đòi hỏi một tư duy khoa học, một tinh thần khách quan của nhà tổ chức. Xây dựng mục tiêu là xác lập nghị trình (luận chứng), chúng bao gồm cả tầm nhìn với một lộ trình (bước đi) và những giá trị tương thích đảm bảo cho tính ổn định, tính chủ động của một tổ chức được hình thành và hoạt động. Xây dựng mục tiêu thực chất là xác định tính bản chất và cái đích phải đến của tổ chức khi chúng được hình thành. Ý nghĩa của mục tiêu tổ chức được phản ánh: “1) cơ sở đi đến sự thống nhất về quan điểm, thái độ, quy chế, lợi ích và một số giá trị chung khác của tổ chức; 2) cơ sở tập hợp, phối hợp hành động của mọi người với nhau một cách chặt chẽ, giúp đỡ nhau trong công việc; 3) cơ sở xây dựng bầu không khí tâm lý tích cực, giải quyết những vấn đề cạnh tranh về quyền và lợi ích, về xung đột tiến tới sự đồng thuận trong tổ chức; 4) cơ sở để kiểm tra, tác động, điều chỉnh nhận thức, thái độ, hành vi giữa các cá nhân trong tổ chức”(2).
Hiện nay, vấn đề này có biểu hiện được coi trọng trong công tác quán triệt hơn là trong tổ chức thực hiện. Hoặc là dừng lại ở “mục tiêu ngắn hạn” dẫn đến “tư duy nhiệm kỳ”, hoặc là xây dựng mục tiêu “quá dài – thiếu tính khả thi” nhằm thoả mãn nguyện vọng và những mong muốn chủ quan về một tương lai huy hoàng của nhà tổ chức. Bởi những mục tiêu đó thường được thiết lập từ những dự báo có tính ước đoán, suy diễn, mong ước chủ quan hơn là dự báo, phân tích điều kiện, tính toán nguồn lực và các dữ liệu xác thực. Thực tế những năm qua cho thấy, có những tập đoàn, những doanh nghiệp, những tổ chức hoạt động không hiệu quả, hoặc nguy cơ phá sản có nguyên nhân chiến lược là không bám sát mục tiêu, đầu tư sai mục đích, chạy theo thị trường một cách thực dụng kiểu “lấy ngắn, nuôi dài”.
2.Con người – những vấn đề cơ cấu tổ chức và nhân lực
Con người là nhân tố trung tâm, có tính quyết định của tổ chức. Con người được đặt trong tương quan giữa cơ cấu tổ chức bộ máy với xác lập nguồn nhân lực tổ chức. Trên cơ sở mục tiêu đã xác định, các bộ phận chức năng trong tổ chức được hình thành (tổ chức bộ phận) theo cơ cấu tổ chức nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hệ thống.
Yếu tố con người chịu sự quy định của cơ cấu tổ chức bởi mục tiêu đặt ra với tính cách là tổ chức nhân sự. Trong tổ chức nhân sự, việc đề bạt, bổ nhiệm các chức danh được thực hiện phải căn cứ vào mức định biên/định mức biên chế (tương ứng với tập hợp số lượng các thành viên tham gia trong một tổ chức).
Yếu tố con người trong tổ chức nhân sự hiện nay, tức vấn đề nhân lực/nguồn nhân lực, là nội dung có ý nghĩa then chốt. Nhân lực được hiểu với nghĩa là nguồn lực lao động được đào tạo đúng chuyên môn có tay nghề, có “tâm” với nghề, có “nhân” với tổ chức – xã hội và có “trí” với sự nghiệp.
Yếu tố con người trong cơ cấu tổ chức và nhân sự còn được phản ánh trong đánh giá, lựa chọn, quy hoạch, luân chuyển, mà biểu hiện quan trọng nhất là sắp xếp các cá nhân thành một tập hợp có tổ chức chặt chẽ. Dung hợp tâm lý trong tổ chức là cơ sở khoa học cho sự sắp xếp con người thành một tập hợp nhằm tạo ra một chất lượng tổ chức có sức mạnh, không phải là phép cộng giản đơn của mỗi cá nhân gộp lại. Đó là sự kết hợp để có được sự bù trừ về các đặc điểm tâm lý mỗi cá nhân, cùng nhau thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức. Nghĩa là, sắp xếp trong mỗi tổ chức sao cho các cá nhân có xu hướng, quan điểm, trình độ đánh giá công việc tương đương nhau, có sự bù trừ cho nhau về tính cách, tính khí và thể chất một cách phù hợp với mỗi tình huống và quan hệ tổ chức.
Hiện nay, do còn tồn tại cơ chế thân quen và thiên về phương pháp truyền thống “nhân trị”, “trọng quan” nên dẫn đến hiện tượng quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ vào vị trí lãnh đạo còn cảm tính, thiếu tôn trọng tính trật tự trong logic tổ chức nhân sự (mục tiêu -> chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức -> định biên (xác định số lượng) -> xây dựng chức danh -> đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý). Trong tập hợp lực lượng của tổ chức còn biểu hiện cục bộ “lợi ích nhóm”, dẫn đến thiếu tính cố kết tập thể chặt chẽ, tính đồng thuận cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
3.Thiết lập phương thức hoạt động của tổ chức
Bao gồm các hoạt động có tính thể chế và tính cơ chế tổ chức, phương thức hoạt động có vai trò “định vị” tổ chức, xác định “địa chỉ” cho tổ chức.
Tổ chức được thành lập và hoạt động trong môi trường thể chế, đòi hỏi tổ chức đó phải mang tính thể chế, đó là một nguyên tắc và là văn hoá tổ chức. Phương thức hoạt động của tổ chức được quy định trước hết ở hành vi hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Thông qua thể chế tổ chức, các giá trị và bản sắc riêng của tổ chức được xác lập. Thể chế tổ chức biểu hiện ở tính chính danh (tính pháp nhân); tính chính đáng (được sự thừa nhận và tổ chức phải thể hiện được quyền thừa nhận đó); tính tổ chức hành chính (phân quyền, phân cấp – xác định đúng quyền hạn và trách nhiệm); tính pháp lý (đảm bảo hành lang pháp lý cho quá trình hoạt động của tổ chức). Trong phương thức hoạt động của tổ chức, thể chế tổ chức được phản ánh qua hệ thống ban hành các văn bản, chính sách cụ thể. Cùng với thể chế tổ chức, phương thức hoạt động của tổ chức là quá trình vận hành theo cơ chế tổ chức, được biểu thị bằng một lộ trình nhất định. Đó là việc thiết lập cần thiết trình tự của các bước tiến hành từ khâu quán triệt (tuyên truyền, giáo dục tư tưởng), tổ chức giao ban lãnh đạo, hội họp, hội nghị, ra quyết định, đến tổ chức thực hiện các quyết định của tổ chức.
Khi nhà nước pháp quyền chưa thực sự có hiệu lực điều tiết các phương thức hoạt động của tổ chức thì sự quy định của thể chế tổ chức và sự thiết lập cơ chế vận hành tổ chức nhiều khi chỉ dừng lại ở “chủ trương”, hoặc còn mang tính hình thức.
4. Xác lập thời gian hoạt động của tổ chức
Tổ chức hình thành và hoạt động trong xã hội công nghiệp, thị trường, rất cần quản trị thời gian và đó là nguyên tắc có tính pháp lý trong điều tiết, chi phối các hoạt động của một tổ chức. Thực tế đã chỉ ra những bài học không thành công của tổ chức có nguyên nhân từ sự chần chừ, do dự, không chớp được thời cơ của các nhà lãnh đạo, quản lý. Quản trị thời gian trong tổ chức đồng nghĩa với làm chủ được thông tin trong tổ chức. Xác lập thời gian hoạt động của tổ chức được phản ánh trên ba yếu tố then chốt: 1) tiên lượng kế hoạch và chiến lược hoạt động của tổ chức trong lộ trình hướng đến mục tiêu của tổ chức thông qua xác định quỹ thời gian và tiến độ thời gian; 2) định mức khối lượng công việc của mỗi tổ chức, mỗi thành viên trên cơ sở tính hợp lý của thời gian và mức độ hoàn thành trong thời gian; 3) thực hiện cơ chế kiểm tra, đánh giá chất lượng và giám sát các hoạt động trong mỗi tổ chức, mỗi thành viên bằng mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở thời gian.
Xác lập thời gian hoạt động trong tổ chức được thể hiện qua các bước: đầu tư thời gian (lựa chọn ưu tiên); liệt kê các công việc theo trình tự và tập trung vào những công việc đang có trong tổ chức; tận dụng sự giúp đỡ của người khác và tạo sự đồng thuận trong quá trình làm việc nhóm; tạo môi trường tích cực, rõ ràng; nói, nghĩ và làm luôn đi liền với nhau.
Khi cơ chế hành chính, quan liêu vẫn tồn tại đi liền với tính tiểu nông và chậm phát triển dân trí thì yếu tố thời gian trong tổ chức khó được tôn trọng và chưa thành một nguyên tắc trong quản lý tổ chức.
5. Phương tiện hoạt động của tổ chức
Bao gồm các yếu tố về môi trường, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật và công nghệ, phương tiện hoạt động có vai trò quan trọng không thể thiếu trong hình thành tổ chức. Tham gia vào quá trình hoạt động của tổ chức, phương tiện hoạt động là nền tảng vật chất với tính cách là các nguồn lực: tài chính; điều kiện môi trường; phòng làm việc có nội thất phù hợp; trang thiết bị, máy móc, kỹ thuật và công nghệ làm việc… Cùng với các yếu tố khác trong quá trình hình thành tổ chức và để tổ chức hoạt động hiệu quả, chủ thể lãnh đạo cần coi trọng việc đầu tư, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho tổ chức, các thành viên trong tổ chức. Năng suất công việc chịu sự ảnh hưởng bởi công cụ kỹ thuật và công nghệ. Các nhà kinh điển đã chỉ ra rằng, đánh giá sự tiến bộ của các hình thái kinh tế không phải ở chỗ sản xuất ra cái gì mà ở chỗ sản xuất bằng cách gì. Hướng đến trang bị công nghệ cao, có tính hiện đại, tạo hiệu ứng tâm lý tích cực, phù hợp trong đầu tư trang thiết bị, tạo môi trường xã hội và các điều kiện vật chất khác trong hoạt động tổ chức là sự đòi hỏi chính đáng, phù hợp với trình độ dân trí và xã hội hiện đại, cần có sự quan tâm trong quá trình hình thành tổ chức.
Trong xu thế mở cửa và hội nhập, các phương tiện vật chất kỹ thuật, môi trường làm việc của tổ chức được cải thiện không ngừng và ngày càng đáp ứng nhu cầu cao trong các hoạt động của tổ chức. Song cần được đầu tư về chiều sâu (chú ý đến kích thích hiệu ứng tâm lý người sử dụng với môi trường và không gian làm việc phù hợp), tránh xa hoa, lãng phí, hình thức chủ nghĩa.
TS. Vũ Anh Tuấn
Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia
—————————————-
Ghi chú:
(1) Hoàng Phê (Chủ biên), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, 2002, tr. 1007.
(2) Nguyễn Bá Dương (Chủ biên), Những vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức, Nxb CTQG, H. 2004, tr. 86.
Tài liệu tham khảo:
1. Hoàng Phê (Chủ biên), Từ điển tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, 2002.
2. Gareth Morgan, Cách nhìn nhận tổ chức từ nhiều góc độ, Nxb KHKT, H. 1994.
3. Nguyễn Bá Dương (Chủ biên), Những vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức, Nxb CTQG, H. 2004.
4. Nguyễn Hải Khoát, Những khía cạnh tâm lý trong tổ chức cán bộ, Nxb CTQG, H. 1995.
Xem thêm: Bao Lì Xì Tiếng Anh Là Gì ? Nói Về Tết Truyền Thống Bằng
5. Tập thể tác giả, Tâm lý học lãnh đạo, quản lý (giáo trình), Nxb Học viện CTQG, H. 2006.